I collaboratori rappresentano una delle risorse più importanti per qualsiasi piccola e media impresa. Anche per la tua. Trascorri con loro gran parte della giornata, forse più tempo che con la tua stessa famiglia.

Imparare a gestire il tuo team è dunque fondamentale. E può decretare il successo della tua azienda. Vediamo allora cinque KPI (Key Performance Indicator) che possono aiutarti.

1. FATTURATO PER DIPENDENTE

Non voglio sembrarti troppo cruda, ma un dipendente è un investimento. E il più delle volte anche il più costoso. Quindi abituati a pensare a lui proprio in questi termini: il costo che sostieni per avvalerti della sua collaborazione deve essere giustificato in termini di fatturato. Un indicatore che può esserti utile in questa riflessione è dunque proprio il fatturato per dipendente. Calcolarlo è molto semplice: fatturato totale / numero di dipendenti.

Presta attenzione a considerare correttamente i dipendenti part time. Dovrai conteggiarli “in proporzione”: un dipendente che presta la sua attività lavorativa per il 75% del tempo lo dovrai conteggiare 0.75, uno full time 1, e così via. E ricordati di considerare anche gli straordinari.

Ora, dati alla mano, confrontali con il tuo fatturato. Il costo di ogni dipendente deve essere sempre inferiore al fatturato a lui imputabile. Altrimenti non si tratta più di un investimento. Naturalmente poi potrai approfondire l’analisi in base alle mansioni di ognuno, all’effettiva produttività, etc. Ma, in assenza di dati più precisi, questo indicatore è un ottimo punto di partenza.

2. INDICE DI SODDISFAZIONE DEI COLLABORATORI

Generalmente avere collaboratori soddisfatti aumenta la produttività, migliora il clima aziendale, diminuisce sensibilmente il turn over e quindi i costi per eventuali sostituzioni.

Potrebbero sembrare luoghi comuni, ma questa è la realtà. Le aziende più di successo al mondo investono tantissimo sulla soddisfazione dei propri collaboratori. Che si può, anzi si deve, misurare. Ma come?

Spesso è opportuno rivolgersi a società terze (serie) che si occupino di sviluppare un sistema di rilevazione ad hoc, ad esempio tramite un questionario (anonimo) sia di tipo qualitativo che quantitativo. Qualitativo nel senso che possono essere previste delle domande aperte, in cui il collaboratore può esprimere liberamente le proprie impressioni e formulare proposte.

Quantitativo nel senso che possono essere identificati dei precisi parametri (come comunicazione, organizzazione, ripartizione dei ruoli, etc.) a cui il collaboratore può assegnare un punteggio, ad esempio da 1 a 5 (dove 1=molto insoddisfatto e 5=molto soddisfatto).

È fondamentale che il questionario sia anonimo e strutturato in modo tale che non ci sia alcuna possibilità che tu possa riconoscere chi lo ha compilato. Sembra ovvio, ma anche se distribuissi un questionario cartaceo, i collaboratori potrebbero temere ritorsioni e quindi non compilarlo in modo sincero per evitare di essere riconosciuti ad esempio dalla loro grafia.

Se vuoi provare a farlo tu, puoi utilizzare i moduli online, come Google Moduli (www.google.com/intl/it/forms/about) o Survey Monkey (https://it.surveymonkey.com/).

Ricorda sempre che il tuo obiettivo è quello di raccogliere impressioni e suggerimenti per migliorare la tua azienda, non punire i tuoi collaboratori. Non sentirti giudicato, non è una questione personale!

Una volta raccolti i dati, saranno una fonte preziosa di suggerimenti per capire su cosa devi lavorare per migliorare il clima in azienda e per implementare una strategia condivisa. Ripeti il sondaggio periodicamente, ad esempio ogni sei mesi, per verificare che le strategie abbiano effettivamente avuto l’esito sperato.

3. TEMPO DI INSERIMENTO

Il tempo di inserimento è il lasso di tempo (=giorni) necessario a un nuovo collaboratore del tuo team affinché comprenda e impari come muoversi in azienda, comportarsi con i colleghi e con i clienti, quali siano le procedure interne a cui attenersi, dove trovare il materiale a lui necessario per svolgere le sue funzioni, etc.

E più tempo ci metterà a imparare a muoversi, più ti costerà denaro. Sarò più precisa: tu dovrai pagarlo ugualmente, anche se lui non sarà ancora nella condizione di occuparsi di ciò per il quale lo hai assunto e quindi di dare il suo contributo. E non è colpa sua.

Spesso le persone sono improduttive perché non sanno come muoversi, a chi rendere conto, cosa ci si aspetta da loro. Quindi è essenziale monitorare i giorni che un nuovo collaboratore ci impiega per inserirsi e, anche in questo caso, cercare di minimizzarli il più possibile. Come?

Usualmente quando una nuova persona viene accolta nel team viene affiancata da un senior, che gli spiega per filo e per segno “come funzionano le cose” per giorni, settimane, anche mesi. Ottimo, così le persone improduttive ora sono due.

E se invece chiedessi al collaboratore senior di preparare un manuale, una guida, nel quale spiegare nel dettaglio sia l’organizzazione interna che le procedure alle quali il nuovo collaboratore si deve attenere e i risultati che deve conseguire?

Certo, sarebbe più faticoso scrivere un manuale… ma andrebbe a beneficio di tutti, sarebbe “ufficiale”, non contemplerebbe margini di errori (contrariamente alla voce tramandata da uno all’altro), e lo potresti utilizzare anche per i tuoi prossimi nuovi collaboratori.

4. TASSO DI ASSENTEISMO

Quando i collaboratori sono assenti dal lavoro, ti costano denaro e creano disagi all’interno della tua azienda (pensa solo che li devi sostituire). E la situazione si aggrava nel momento in cui sono soggetti strategici, ossia che si occupano di specifiche mansioni o clienti.

Oltre a strutturare e implementare un organigramma e un funzionigramma che ti permetta di gestire agevolmente situazioni improvvise, è utile monitorare costantemente il tasso di assenteismo. È bene precisare però che ci sono diverse tipologie di assenteismo: quello legale (ad esempio la domenica), quello autorizzato (come le ferie e i permessi) e quello non autorizzato.

Per quanto riguarda l’assenteismo legale e autorizzato non ci sono particolari problemi. Certo, comporta un costo, che è comunque programmabile. Senza contare il fatto che avere collaboratori più soddisfatti, riposati e che hanno potuto usufruire del tempo libero di qualità fa senza dubbio bene anche alla tua attività, in quanto aumenta la loro produttività.

Al contrario, è l’assenteismo non autorizzato che causa la maggior parte dei problemi, perché è improvviso e sintomo che “qualcosa non va”. Ci sono tanti motivi che spingono un collaboratore a prendersi una giornata di assenza dal lavoro: problemi familiari, stress, disaffezione nei confronti del team di lavoro e dell’azienda, solo per citarne alcuni…

Come monitorare l’assenteismo non autorizzato? Molto semplice. Lo puoi riconoscere perché si tratta generalmente di periodi brevi ma frequenti, e soprattutto non giustificati.

Ti suggerisco di monitorarli attentamente, sia a livello generale, che per gruppo di lavoro o per singolo dipendente: questi comportamenti possono nascondere, come anticipato, situazioni di disagio che se individuate in tempo possono essere facilmente risolte (ferie anticipate, ridefinizione delle mansioni e degli obiettivi, etc.).

5. TASSO DI ABBANDONO

Hai mai sentito parlare di aziende che hanno un alto ricambio di personale, nelle quali le persone rimangono pochi mesi, e poi vanno via? lo ne ho sentito parlare spessissimo, e mai bene. “Quell’azienda? È un porto di mare… trovi sempre gente nuova e raramente preparata”.

Ecco, non è un bel biglietto da visita.

Sia per i futuri collaboratori che, sapendo che nella tua azienda c’è un elevato turn over, eviteranno di candidarsi per eventuali posizioni aperte, sia per i clienti, che inevitabilmente subiranno dei disagi nel momento in cui si troveranno ad interfacciarsi con persone sempre nuove (e ragionevolmente inesperte, dato che hanno bisogno di tempo per inserirsi).

Ma c’è di più. Ogni volta che hai un nuovo collaboratore nel tuo staff e lo devi formare, servono tempo, risorse, pazienza… denaro. Quindi avere un elevato tasso di abbandono dei collaboratori è anche costoso.

Il tuo obiettivo, dunque, a meno che tu non abbia una multinazionale per la quale le persone sono “facilmente sostituibili”, è ridurre al minimo il tasso di abbandono dei dipendenti.

Ma come? Innanzitutto essendo molto chiaro nella fase di selezione del personale: chi cerchi, che profilo (anche caratteriale) deve avere, di che mansioni specificatamente deve occuparsi, quali sono gli incentivi previsti e i risultati che ti aspetti questa persona consegua.

Sembrano cose scontate, ma non sai quante volte ho visto dipendenti abbandonati a sé stessi, senza la minima idea di come muoversi in azienda, di quale fosse il loro ruolo e soprattutto di cosa ci si aspettasse da loro.

In questa situazione è ovvio poi che i collaboratori si impuntano su questioni “marginali” come retribuzioni o ferie e cercano di fregarti stando a casa a poltrire fingendosi malati. La gente in gamba in giro c’è, si tratta solo di individuarla, trattarla bene, e far sì che rimanga.

Come si calcola il tasso di abbandono? Molto semplice.

Nr. di collaboratori dimessi

^{____________________________________}    x 100

Nr di collaboratori nel periodo 

Tra i tuoi obiettivi, quindi, ci dovrebbe essere quello di monitorare costantemente questo indice e attuare le strategie più adatte per minimizzarlo.

Se applicherai questi 5 indicatori nella gestione quotidiana della tua impresa, vedrai che ne trarrà giovamento non solo l’ambiente lavorativo (che sarà più sereno), ma anche il successo/fatturato della tua azienda.
A presto.

Articolo di Assunta Incarnato