Se immagini una band musicale affiatata o un’orchestra, sai bene che ognuno ha un ruolo definito dallo strumento che suona e una partitura specifica da eseguire. Inoltre ci deve essere sintonia tra i vari membri, che non solo si devono fidare l’uno dell’altro ma devono capirsi al volo.

Tutto ciò è particolarmente evidente nell’improvvisazione, dove il canovaccio è ancora più libero e flessibile, nonché apparentemente imprevedibile. All’osservatore esterno sembrerà una specie di magia.

CREA QUESTA MAGIA NELLA TUA ATTIVITÀ

Il team building spesso viene confuso con quella tipologia di formazione che serve a fare gite, strampalate o meno, per condividere avventure che avvicinino umanamente i membri del team. E una volta tornati a casa, ‘nemici’ come prima. A parte le battute, tutto questo in parte è vero.

Il team building è prima di tutto un’attività continuativa, che va “coltivata” costantemente, proprio come la pulizia del tuo negozio, la gestione e vendita dei prodotti o la contabilità. Invece molte volte viene addirittura data per scontata.

Ci si dovrebbe capire senza parlare, senza alcuna forma di addestramento e condivisione, perché ‘è così ovvio che le cose vadano fatte in un certo modo’, che guarda caso è proprio il modo che pensi tu.

Premetto che il team building parte dalla selezione accurata del personale, che segue la regola della lentezza e che dovrebbe avvenire in tempi non sospetti, ovvero fuori dall’urgenza di coprire posizioni, senza le quali ti trovi decisamente in difficoltà.

La fase formativa dovrebbe includere l’attività di trasferimento della cultura o filosofia aziendale, la coordinazione tra le diverse mansioni di ognuno, lo sviluppo delle procedure di comunicazione tra i diversi membri del team, manovre di supporto prestabilite in casi specifici e molto altro.

Ma il team building non riguarda solo il team in senso stretto. Riguarda anche il rapporto con i fornitori, i clienti e addirittura i competitor. Per ottenere questo risultato ci vuole la consapevolezza condivisa di appartenere allo stesso organismo, allo stesso ecosistema, come gli organi di un essere umano lavorano insieme in perfetta armonia (quando funzionano), senza che tu li debba motivare.

In realtà i sintomi di malfunzionamento sono proprio le spie della necessità di intervenire sul team building, che rappresenta un meta-livello dell’attività produttiva, come il time out nello sport.

L’IMPORTANZA DELLA FIDUCIA

Il sintomo positivo di un ottimo team building sarà il livello di fiducia reciproca. La fiducia, come definita nel dizionario di psicologia Garzanti, riguarda due livelli da monitorare separatamente: le intenzioni e le competenze.

Troppo spesso si finisce per fare il processo alle intenzioni, anche quando sono in realtà le competenze ad essere carenti. Se avrai fiducia nelle intenzioni dei tuoi collaboratori, dei fornitori e dei clienti sarai molto più sereno, non credi?Ancora di più se li reputi anche competenti.

Se credi che i tuoi clienti vengano da te solo per avere prezzi più bassi e cercare di ‘fregarti’ e alla prima opportunità abbandonarti, che tipo di rapporto pensi di instaurare con loro? Io dico rigido e demotivato. Magari semplicemente non hanno le competenze/conoscenze per capire il valore di quello che offri, se offri veramente qualcosa di valore per loro.

Invece di sviluppare sfiducia nei loro confronti, chiediti quali tuoi atteggiamenti attraggono persone di questo tipo, se proprio lo sono, oppure contribuiscono ad attivare determinati comportamenti sconvenienti per te nelle persone.

Questo discorso vale per tutti i membri dell’organismo: dai collaboratori ai potenziali clienti. Inizia a pensare che sei tu che devi abbattere la loro diffidenza, non il contrario. Parti da te e dalla fiducia che gli altri possono riporre in te. É da qui che nasce la vera leadership.

QUATTRO ASPETTI DA CURARE PER SVILUPPARE UN FORMIDABILE TEAM BUILDING

1. Definisci la tua visione aziendale tenendo conto delle persone oltre a te

Mi rendo conto che si parla tanto di vision e mission, ma nella maggior parte dei casi sono solo paroloni che producono materiale sconnesso dalla realtà, creando una facciata fasulla. Sempre meglio che niente comunque. Nelle piccole attività, poi, parlare di queste cose potrebbe sembrare non avere senso.

Ma se pensi che ogni persona dovrebbe avere la sua vision, anche se vuole stare per i fatti suoi (cosa che di fatto rappresenta la sua vision, cioè in che modo vivere per i fatti suoi), allora capisci che non puoi proprio farne a meno. Una visione c’è sempre, ma se non è consapevole, sarà inconscia e ti controllerà.

L’aspetto che voglio sottolineare è quello di inserire nella propria visione delle persone ‘reali’, degli esseri umani e non fare i conti senza l’oste. Questo richiede conoscere bene le persone e saperle apprezzare e comprendere rispetto al contesto nel quale sono inserite. Se hai bisogno di alcuni superman, devi sapere cosa vogliono i superman, qual è il loro habitat. Tu sei il direttore d’orchestra. Tu sei il capitano della ciurma che conosce i suoi pirati e li conduce verso il tesoro.

Se non inserirai le persone nella tua visione, ti muoverai come un cieco che cerca di mettere i pezzi sbagliati nel suo ingranaggio, insistendo senza sosta.

2. Empatizza con le persone nel loro effettivo campo di azione

Le attività sono ancora fatte di persone. Empatizzare significa comprendere senza pretendere e senza dover sopportare. Significa cogliere l’incastro e l’affinità reale che c’è tra le persone senza forzarla.

Un mio cliente mi raccontava di come aveva provato a comprendere la posizione della consulente di banca che gli aveva creato un danno, facendo un errore. I poli della logica di pensiero talvolta sembrano essere solo quelli del “sopporto” oppure “mi arrabbio” perché ‘non mi interessa il motivo per cui c’è stato l’errore, devi rimediare tu oppure ti sbrano’.

Ma la terza via esiste sempre ed è necessario trovarla. Per capire le persone ed empatizzare, fondamentale è sempre la lettura del contesto specifico e nella specifica fase di vita del contesto in questione. Perché le persone non sono in un modo solo: ogni contesto mette le persone in condizione di esprimere alcune cose di sé.

3. Diventa un communication planner

È necessario conoscere bene tutti gli aspetti della comunicazione per poter organizzare delle procedure e dei codici di comunicazione condivisi. Ovviamente il piano di comunicazione dovrà essere in linea con la cultura aziendale e la visione che essa rappresenta.

Sicuramente per un vero team building e una comunicazione efficace un fattore cruciale è il livello di accoglienza e di apertura della comunicazione. Mettere a proprio agio le persone nel comunicare le peggio cose, senza che i soggetti vengano sbranati liberando i mastini: solo questo genera la trasparenza necessaria, che deve essere bilaterale. Persone in posizione difensiva che terranno le cose per sé, saranno senza dubbio più scoordinate e commetteranno molti più errori.

Punire non è mai stato un buon metodo per fare team building. Sicuramente condividere le regole che guidano la condotta comunicativa in modo trasparente e coerente è un primo passo per affinare nel tempo le specifiche caratteristiche del tuo mondo lavorativo. Non sottovalutare la logistica della comunicazione, gli strumenti utilizzati e il flusso delle informazioni perché se non è ben predisposto creerà esso stesso dei fraintendimenti e dei problemi che mineranno il rapporto tra le persone.

4. Appoggiati a un consulente esterno che si occupi di coordinare la comunicazione e fare team building

Un consulente esterno, dotato di competenza e soprattutto di uno sguardo imparziale e distaccato, non coinvolto come quello di chi ci lavora, sarà senz’altro meno cieco alle problematiche che richiedono attenzione.

Inoltre sarà forse l’unico modo di ottenere quell’imparzialità necessaria per coordinare un team. Un po’ come l’arbitro di calcio non appartiene a nessuno delle due squadre e un allenatore non è uno dei giocatori.

Un errore comune è sovrapporre dei ruoli incompatibili. Avrai visto in qualche film la tecnica del poliziotto buono e del poliziotto cattivo. Secondo te sarebbe possibile che un solo poliziotto svolgesse entrambi i ruoli?

Sarebbe alquanto improbabile e probabilmente verrebbe valutato come squilibrato, squalificando la strategia messa in atto per ottenere informazioni dall’indagato.

L’investimento richiesto per un consulente esterno verrebbe sicuramente ripagato, basterà farti i conti di quanto perdi non assumendolo, non solo in termini di tempo e denaro, ma anche di salute mentale e fisica.

Articolo di Emilio Gerboni