Abbiamo più volte parlato di come capire chi sono i tuoi clienti, come stabilire i prezzi di vendita, come aumentare il fatturato… Ma tutto ciò costituisce solo una faccia della medaglia. Infatti, una volta chiusa la trattativa con il cliente e (spero) incassato il preventivo, devi porti il problema di come mantenere ciò che gli hai promesso. Quindi è fondamentale organizzare al meglio i cosiddetti processi aziendali.

Cosa sono nello specifico? I processi aziendali sono l’insieme delle attività svolte all’interno della tua impresa che creano valore aggiunto destinato all’esterno (e quindi al cliente finale), trasformando le risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo). Un’azienda ha diversi processi interni, che consistono sostanzialmente in tutte le attività che bisogna giornalmente adempiere affinché l’operazione aziendale sia attiva ed efficiente.

A seconda dell’attività che svogli, del mercato che servi, di come hai deciso di organizzare l’attività e di quanto è grande la tua impresa, i processi aziendali possono concretarsi in:

• La struttura di approvvigionamento

La struttura di approvvigionamento ha una rilevanza strategica fondamentale. Dovrai quindi prendere le seguenti decisioni:

• Acquistare direttamente dal produttore o da grossisti e distributori?

La prima opzione potrebbe rivelarsi vantaggiosa in termini di condizioni contrattuali favorevoli, soprattutto di prezzo, in quanto “accorceresti” sensibilmente la catena distributiva (grossisti, distributori). D’altro canto, però, potrebbe essere necessario impegnarsi ad acquistare quantitativi importanti. Nel secondo caso, sarebbe sì preferibile avere più fornitori a cui affidare ordinativi più contenuti, ma dovresti essere più flessibile alle mutate esigenze della domanda.

• Meglio affidarsi ad un unico canale o diversificare i canali d’acquisto?

L’una e l’altra soluzione comportano vantaggi e svantaggi, da valutare con attenzione secondo il tuo caso specifico. Avere più fornitori, che offrono condizioni e prodotti differenziati, potrebbe complicare eccessivamente l’approvvigionamento sia dal punto di vista decisionale che amministrativo. Avere un unico fornitore, per contro, semplificherebbe estremamente tale scelta, ma ti esporrebbe a un grosso rischio: il tuo unico fornitore potrebbe decidere di cambiare arbitrariamente alcune condizioni di vendita, modificare sensibilmente il catalogo prodotti, avere difficoltà gestionali fino a uscire dal mercato (e tu con lui…). Dunque meglio pochi, mai uno solo.

• Acquistare dall’estero o privilegiare fornitori nazionali?

Anche considerando le spese di trasporto ed eventuali tasse e oneri di sdoganamento sensibilmente più bassi rispetto a quelli proposti dai fornitori nazionali, potrebbero aumentare i rischi legati ai tempi di fornitura, all’insorgenza di costi originariamente non previsti o prevedibili, all’affidabilità o meno del fornitore estero, alla differenza di cultura e normativa vigente in contesti differenti. La scelta del fornitore potrebbe, in alcuni settori, influenzare positivamente o negativamente l’immagine dell’azienda: è il caso, ad esempio, del Made in Italy, soprattutto per quanto riguarda il tessile, l’abbigliamento e gli accessori. Affidarsi a fornitori nazionali, di comprovata professionalità e competenza, influisce in questo caso in modo rilevante sia sulla percezione del prodotto, sia sulla tipologia di clientela, che sul prezzo calcolato.

• La struttura produttiva

Con il termine struttura produttiva si intende l’insieme di impianti, macchinari, addetti e procedure che ti permetterà di produrre ciò che offri sul mercato. Questa funzione è strettamente correlata all’attività che svolgi: ha una rilevanza notevole (anche in termini finanziari) in caso si attività manifatturiere, meno per attività di servizi, dove ha maggiore rilevanza il team rispetto agli investimenti materiali.

In ogni caso la struttura produttiva deve essere sempre adeguata alla stima della domanda. Se la tua struttura è sottodimensionata, potresti non essere in grado di soddisfare adeguatamente tutti i tuoi clienti (e non c’è niente di peggio di un cliente scontento). Se al contrario la tua struttura è sovradimensionata, rischi di sostenere più costi del necessario. Per trovare un giusto equilibrio, implementa una struttura che sia il più flessibile possibile per poter poi, con il tempo, adeguarla alle effettive esigenze.

Se hai appena aperto la tua attività o non hai ancora una clientela consolidata ti sconsiglio di investire ingenti quantità di denaro in macchinari e attrezzature che forse non riuscirai a sfruttare appieno; valuta piuttosto la possibilità di prenderli in locazione, in modo tale che un eventuale ripensamento possa essere più veloce ed economico possibile. Se invece hai già un’attività consolidata, fai sempre un controllo sull’efficienza di tutta la tua struttura produttiva.

Impianti, macchinari e attrezzature dovrebbero essere sempre in buono stato di funzionamento e soggetti a programmi di manutenzione periodica adeguati. Cosa c’è di peggio di un macchinario che ti lascia a piedi nel bel mezzo della produzione? Potresti pensare che ciò riguardi solo le grandi imprese produttive e manifatturiere, ma in realtà riguarda tutte le attività, anche quelle di servizi e svolte in autonomia (non sai quante volte mi è captato, in ufficio, che finissero gli articoli di cancelleria e di dover aspettare giorni per l’ordine… se ci pensi il principio è il medesimo).

Fai sempre un controllo in merito all’effettiva utilità degli impianti, macchinari e attrezzatura che hai in azienda. Quando un efficiente programma di manutenzione non è sufficiente, potrebbe essere necessario sostituirne per tempo qualcuno, oppure vendere ciò che non è più necessario.

Custodire in magazzino ciò che non serve più occupa spazio che potrebbe essere destinato ad altro e risorse finanziarie che potrebbero essere investite meglio.

• La struttura del marketing

Molti associano il marketing alla classica pubblicità fatta attraverso i canali di divulgazione quali cartellonistica, messaggi radio e TV, spazi su riviste più o meno ad ampia diffusione.

Purtroppo questa tipologia di promozione spesso non porta a risultati tangibili, cioè all’acquisizione di più clientela; è adatta ad aziende di grandissime dimensioni, che possono permettersi di spendere ingenti capitali in pubblicità one shot e che hanno come principale finalità la sola promozione del brand.

Come fare marketing allora senza spendere tanti soldi in pubblicità?
Innanzitutto investendo in pubbliche relazioni, destinando cioè risorse alla promozione dell’immagine della tua azienda. Altri canali che puoi utilizzare e testare sono i social media e in genere il web marketing, la produzione di materiale cartaceo (brochure, libri, sales letter), la produzione di articoli da pubblicare su spazi propri (blog, magazine autoprodotto) oppure su riviste specializzate.

La struttura di marketing, quindi, consiste nel personale addetto a tale funzione, che può essere svolta internamente o esternamente affidandosi ad agenzie specializzate. Tieni a mente che l’obiettivo della struttura del marketing deve essere la conversione: funziona se la tua strategia ti fa acquisire più clienti e quindi aumentare il tuo fatturato. Fare marketing, o pubblicità, per limitarsi a comunicare al mercato la tua esistenza, non è un buon investimento.

• La struttura di vendita

La struttura di vendita, direttamente correlata a quella di marketing, consiste in tutte le risorse destinate al rapporto con la clientela: contatti, trattativa, acquisizione e gestione dell’ordine ecc. Anche in questo caso puoi implementare diverse strategie. Soprattutto se hai un’attività avviata da poco, potrebbe essere utile ricorrere alla collaborazione di venditori esterni (come agenti o rappresentanti) adeguatamente formati: in questo modo sosterresti un costo variabile correlato alle vendite effettivamente realizzate e ti avvantaggeresti della rete di conoscenze e contatti che queste persone si sono costruite nel corso del tempo.

Per contro, i venditori esterni sono meno controllabili (soprattutto se collaborano anche con altre imprese) e potrebbero non comunicare adeguatamente la tua immagine aziendale e i tuoi prodotti.

In alternativa puoi organizzare una rete interna costituita da collaboratori alle tue dipendenze, con tutti i vantaggi e gli svantaggi del caso. Dal punto di vista organizzativo le reti di vendita possono articolarsi su base territoriale (ogni venditore è responsabile di una specifica area geografica), per prodotti (ogni venditore è responsabile di un prodotto o di una intera linea), o per cliente (ogni venditore è responsabile di una particolare categoria di clienti). Anche in questo caso bisogna predisporre e testare nel tempo la strategia più adatta al tuo caso specifico.

• La struttura organizzativa

L’organizzazione delle risorse umane è uno degli aspetti più importanti per un’impresa, soprattutto di piccole dimensioni. Se ci pensi, trascorri con i tuoi collaboratori più tempo di quanto tu ne spenda con la famiglia ed è quindi fondamentale saper creare un ambiente di lavoro costruttivo e positivo. Gestire bene (o male, purtroppo) i tuoi collaboratori, influenzerà il tuo business. Spesso sono loro, infatti, che rappresentano l’immagine della tua impresa. È quindi fondamentale prevedere precise procedure e strategie per la ricerca e selezione del personale, la sua formazione e l’implementazione di un sistema di incentivazione e di carriera.

In caso contrario:

• un collaboratore poco motivato lavorerà meno, farà più pause, e appena finito il turno di lavoro scapperà a casa;
• se un dipendente non è contento, i primi ad accorgersene saranno proprio i tuoi clienti: un modo scontroso e polemico di porsi fa passare la voglia di comprare a chiunque;
• un dipendente che non sposa la tua idea imprenditoriale non si farà troppi problemi a cogliere altre opportunità lavorative, e si dimetterà non rispettando neanche il periodo di preavviso lasciando a te il problema di sostituirlo.

Organizzare al meglio i processi aziendali ti aiuterà a soddisfare appieno i bisogni dei tuoi clienti con conseguenti successi per il tuo business. Mettiti subito all’opera!

Articolo di Assunta Incarnato